La guida di Danea al mondo delle fatture:
cosa sono e come si fanno

Cos'è una fattura?

La fattura è il documento fiscale obbligatorio che viene redatto dal venditore, titolare di Partita Iva, per comprovare l’avvenuta cessione di beni o prestazione di servizi e il diritto a riscuoterne il prezzo. Scopri le caratteristiche essenziali di una fattura.

 

Chi deve emettere fattura?

Tutti i titolari di Partita Iva devono emettere fattura quando vendono un bene o prestano un servizio, a seconda dell'attività svolta. Ci sono tuttavia alcune esenzioni: se non è espressamente richiesto dal cliente al momento di effettuazione dell’operazione, il venditore è esonerato dall’obbligo di emettere la fattura nei seguenti casi:

• commercianti al dettaglio
• agricoltori per beni di propria produzione
• prestazioni alberghiere
• somministrazione al pubblico di alimenti e bevande
• autotrasporti di persone
• transito sulle autostrade
• coloro che prestano servizi in forma ambulante o nell'abitazione dei clienti.

Questi operatori hanno però l'obbligo di rilasciare al cliente altri documenti che servono al controllo fiscale, quali la ricevuta fiscale e lo scontrino fiscale.

 

Contenuto della fattura

La fattura deve essere emessa in due esemplari: l'originale, che va consegnato o spedito al cliente, e la copia che deve essere conservata dall'emittente (per un periodo non inferiore a 10 anni). La fattura deve contenere i seguenti elementi:

1. la data di emissione e il numero progressivo attribuito (che ad ogni inizio anno deve ripartire da uno)
2. i dati identificativi dell'emittente, che sono:
   • il nominativo o la ragione sociale, nel caso di società
   • l'indirizzo;
   • il numero di partita IVA, il codice fiscale e l'iscrizione al Registro delle imprese
3. i dati identificativi del compratore, che sono:
   • il nominativo o la ragione sociale, nel caso di società
   • l'indirizzo
4. il tipo di pagamento
5. gli estremi dei documenti di trasporto, cioè data e numero progressivo dei DDT, se si tratta di fattura differita
6. la natura, qualità e quantità dei beni ceduti
7. il prezzo unitario dei beni e il prezzo complessivo (ottenuto moltiplicando quantità per prezzo unitario)
8. gli eventuali sconti
9. l'aliquota e l'ammontare dell'IVA
10. il totale fattura, che costituisce l'importo totale a debito del compratore.

 

Come si fa una fattura?

La normativa non prevede uno schema vincolante per redigere una fattura: è sufficiente che essa contenga gli elementi previsti dalla legge e che venga redatta in duplice esemplare, dove il primo esemplare, detto comunemente "originale", deve essere perfettamente uguale al secondo esemplare, detto comunemente "copia".

Carta e penna

Il modo più semplice per fare una fattura è quello di realizzarla a "mano"... con carta e penna! Sono sufficienti due fogli bianchi e una "carta carbone" (per produrre il secondo esemplare)! In alternativa alla "carta carbone", si può fotocopiare l'originale, mentre, in alternativa alla penna, si può usare la macchina da scrivere.

Suggerimento: per ridurre il tempo impiegato per compilare la fattura con i propri dati, si può apporre il timbro dell'azienda oppure usare un foglio di carta intestata.

Chi desidera compilare le fatture manualmente (o con macchina da scrivere), può avvalersi di moduli generici già predisposti. E' possibile trovarne in qualsiasi cartoleria.

Software

Se il sistema "carta e penna" può essere accettabile quando si fanno poche fatture, ma per gestire efficacemente maggiori quantitativi, per fornire un'immagine più moderna della propria azienda e per ridurre al minimo le probabilità di incorrere in un errore durante la compilazione, è preferibile l'uso del computer con un software appropriato. Il computer esegue automaticamente i calcoli, non sbaglia gli arrotondamenti, suddivide le basi imponibili e calcola l'Iva, gestisce le scadenze di pagamento e consente di fare tante altre cose che aiutano notevolmente i compiti amministrativi.

Bisogna però porre attenzione al fatto che il computer in sé non è la soluzione: la soluzione è il software usato. Ogni software ha le proprie caratteristiche: può essere facile o difficile da usare, completo o limitato, dedicato a specifici settori oppure aperto a molteplici tipologie di attività, oppure può, semplicemente, essere fatto bene o fatto male!

Esaminiamo le varie soluzioni possibili:

• Usare il computer come una semplice macchina da scrivere servendosi di un software di videoscrittura (ad esempio Microsoft Word, oppure il semplicissimo WordPad). In questo caso il computer non eseguirà alcun calcolo ma il risultato grafico sarà senz'altro gradevole. Rispetto ad una macchina da scrivere, la creazione di nuove fatture è agevolata dalla possibilità di fare il "copia-incolla" con i documenti precedentemente salvati.
• Chi vuole ottenere di più rispetto all'uso di un programma di videoscrittura può crearsi un foglio di calcolo (ad esempio con Microsoft Excel o OpenOffice Calc) con la struttura della fattura ed i calcoli da eseguire. E' necessaria una certa dimestichezza nell'uso dei fogli elettronici ma alla fine il risultato sarà di buon livello: simile a quello ottenuto usando i moduli predisposti per le  fatture (vedi sopra) ma con il vantaggio di avere un sistema che effettua i calcoli automaticamente.
• Usare un apposito programma di fatturazione. Quando il costo è contenuto (come per il il nostro software di fatturazione Danea Easyfatt), questa è la soluzione consigliabile per le piccole e medie aziende e i professionisti. E' possibile gestire l'intero processo di fatturazione avvalendosi di strumenti che effettuano i calcoli e le verifiche automaticamente, consentono di accedere alle schede dei clienti, verificano i pagamenti, etc., senza richiedere particolari competenze informatiche all'utente (come avviene, invece, con i fogli di calcolo).