Smart Working in quarantena: consigli e strumenti per lavorare da casa

Se per molti freelance lo smart working è una modalità di lavoro abituale se non addirittura l’unica percorribile, i recenti fatti legati alle disposizioni ministeriali di prevenzione e contenimento dell’emergenza Covid-19 hanno costretto molti professionisti e imprenditori ma, anche, molti lavoratori dipendenti a riorganizzarsi per lavorare da casa.

Purtroppo, se nel caso delle imprese e delle start-up che adottano fin da subito un approccio agile al lavoro lo smart working è una scelta ponderata, pianificata e ottimizzata in base alle esigenze e degli obiettivi dell’impresa, quando questa opzione diventa l’unica alternativa possibile per garantire la continuità operativa (la cosiddetta business continuity) e il cambiamento di modalità di lavoro avviene in modo affrettato e non organizzato, può non essere così facile da mettere in pratica.

Lo smart working, infatti, non comporta “soltanto” una iniziativa di bilanciamento tra vita e lavoro, e welfare aziendale per i dipendenti ma presuppone una stretta collaborazione tra i vari settori aziendali coinvolti.

Smart Working Vs. Telelavoro: una precisazione

In realtà, andrebbe fatta una doverosa precisazione. L’emergenza Coronavirus ha indotto la maggior parte delle aziende ad adottare il telelavoro.

Il telelavoro vincola a lavorare da casa o comunque da una postazione fissa e l’azienda trasferisce le stesse responsabilità del posto di lavoro a casa del dipendente.

Nello smart working, il dipendente svolge la propria attività fuori dall’azienda ma decide in piena autonomia i tempi e il luogo di lavoro, senza necessariamente una postazione fissa. Il lavoratore è quindi libero di scegliere e cambiare il luogo di lavoro come e quando preferisce.

A differenza del telelavoro, lo smart working richiede da parte dell’azienda capacità di innovare il modo di pensare e di agire di dipendenti, responsabili e manager attraverso cooperazione, fiducia, responsabilizzazione, e presuppone quindi flessibilità e adattamento delle risorse umane in funzione degli strumenti che si hanno a disposizione.

Anche se l’attuale situazione limita la mobilità e quindi costringe a lavorare da casa, l’approccio deve comunque restare “smart”. Non dimentichiamo, ad esempio, che tutte le scuole sono chiuse, pertanto chi lavora da casa e ha figli dovrà necessariamente essere messo nella condizione di potersi anche occupare di loro.

Leggi anche: Genitori con l’ufficio in casa: dritte per organizzare il lavoro bilanciando business e famiglia

Lavorare da casa: 3 consigli pratici essenziali per non perdere la bussola

Se ti sei trovato a dover lavorare da casa per la prima volta, dovrai importi alcune regole, per evitare la deriva ”effetto vacanza”. È fondamentale imporsi una routine, una serie di paletti che ti consentano di organizzare la giornata in base ai tuoi impegni lavorativi e alle tue necessità domestiche e famigliari. In queste ore trovi centinaia di consigli online, ma pensiamo che i 3 fondamentali siano questi:

Stabilisci degli orari

Fissare degli orari è fondamentale sia per il lavoratore che per l’azienda. In questo modo il dipendente sarà disponibile e operativo, mantenendo gli spazi necessari per la gestione della sua vita privata. Bisogna essere ben chiari su questo punto, croce e delizia di tanti freelance. Non sei sempre disponibile. Se i tuoi orari vanno dalle 9.30 alle 12.30 e dalle 15.00 alle 18.00 non devi rispondere al telefono mentre stai cucinando, stai con i tuoi figli o mentre stai utilizzando in altro modo il tuo tempo libero.

Usa uno spazio dedicato al lavoro

Allestisci una tua postazione di lavoro, dove avere tutto a portata di mano, e dove le distrazioni siano limitate. Uno spazio possibilmente chiuso da una porta, soprattutto se non vivi da solo.

I bimbi a casa guardano la TV a tutto volume? Il vicino di casa fa i flash mob sul balcone? Ti sembra di stare alla Fiera del Bricolage? Se i rumori esterni sono un problema, inforca un bel paio di cuffie e metti su un po’ di musica che possa aiutare a concentrarti e lavorare.

Cura il tuo aspetto

Ormai videochiamate e videoconferenze sono prassi abituale. Cura il tuo aspetto e il tuo abbigliamento esattamente come se dovessi andare in ufficio. Puoi concederti sandali o pantofole, ma se non sei “Drugo” Lebowsky lascia perdere maxi maglioni, canotte e braghe del pigiama. A parte una questione puramente di forma e stile (siamo pur sempre italiani ;) ), il fatto di prepararsi e vestirsi apposta per il lavoro è un aiuto enorme a livello psicologico. Ti mette nella condizione mentale di “essere a lavoro” e di separare almeno formalmente il momento di lavoro da quello di vita privata.

Queste sono per noi le regole più utili, poi ci sono tante buone norme che in realtà dovresti mettere in pratica sempre, sia lavorando da casa che in ufficio.

Ad esempio:

• Evita di distrarti continuamente tra chat, social media, internet ecc. Concentrati sul tuo lavoro e concediti ogni tanto cinque minuti di pausa per andare a controllare i tuoi social.
• Non ti inchiodare al monitor. Ogni tanto alzati, sgranchisciti le gambe, cambia l’aria nella stanza.
• Evita il cibo spazzatura. Fai una colazione completa, un pranzo sano e leggero, usa frutta fresca, frutta secca e verdura come spezza fame, mantenendo la tua postazione in ordine.
• Cerca di fare attività fisica prima o dopo il lavoro.

Questi suggerimenti ti aiuteranno a rimanere responsabile, collaborativo e produttivo mentre lavori da casa, e ad impostare il giusto atteggiamento mentale per permetterti di organizzare, pianificare e comunicare le tue attività.
E per aiutarti nell’organizzazione, nella pianificazione e nella comunicazione/condivisione, ecco la nostra lista di best practice e tools.
Per poter funzionare, infatti,  lo smart working deve essere… smart. Moltissimi sono gli strumenti a disposizione delle imprese oggi per poter lavorare al meglio anche da remoto, con questa selezione cerchiamo di presentarti quelli che riteniamo più utili.

Organizzazione del lavoro e strumenti utili

Cerca di organizzare la tua giornata in base al lavoro e alle esigenze tue e della tua famiglia per evitare di dover interrompere la tua attività magari per stendere un bucato o per portare a spasso il cane. Questo tipo di mansioni dovranno essere comprese nei momenti in cui non sarai disponibile/reperibile/operativo.

Compila una To-Do List con i progetti e le scadenze da rispettare, suddividendola poi nei diversi piccoli passi necessari a raggiungere i traguardi principali. Questo ti aiuterà a tenerti concentrato sulle cose da fare.

Inoltre, superando e cancellando di volta in volta i punti minori avrai sempre sotto controllo la situazione generale e sarai gratificato e motivato a continuare. In questo modo, infine, potrai in qualunque momento rendere conto a collaboratori o ai tuoi clienti riguardo allo stato di avanzamento dei lavori.

Una risorsa preziosa è senz’altro la Guida alla Produttività e alla Gestione del Tempo dove troverai molti consigli per:

• La gestione delle priorità
• L’organizzazione del lavoro
• La gestione del tempo

Quando si lavora su file che vanno continuamente aggiornati o revisionati, archiviarli e condividerli nel modo giusto può fare la differenza.

Continuare, ad esempio a scambiarsi lo stesso file via email o via chat, modificandolo ogni volta, può non garantire che tutti abbiano ricevuto la versione più aggiornata. Per evitare un carosello di email con oggetto “sostituisce la versione precedente”, è meglio tenere il file su di una piattaforma comune, accessibile a tutti, e modificarlo direttamente da lì. In questo modo, inoltre, ogni modifica verrà automaticamente notificata a tutte le persone che condividono quel file.

Tra le piattaforme in Cloud più utilizzate c’è sicuramente Google Drive, il servizio web, in ambiente cloud computing, di memorizzazione e sincronizzazione online di Google. Comprende il file hosting, il file sharing e la modifica collaborativa di documenti fino a 15 GB gratuiti (inclusivi dello spazio di memorizzazione di Gmail e delle foto di Google+).

Può essere usato via Web, caricando e visualizzando i file tramite il web browser, oppure tramite l’applicazione installata su computer/tablet/smartphone, che sincronizza automaticamente una cartella locale del file system con quella condivisa.

Google Drive è nativamente collegato a tutte le app della Google Suite, come Google Documenti e Google Calendario, pertanto permette di creare, modificare, archiviare e condividere qualunque tipo di documento (testi, presentazioni, fogli di calcolo, tabelle…) anche senza avere specifici software installati nel proprio pc o dispositivo mobile.

Pianificazione del lavoro e strumenti utili

Lavorando da casa dovrai pianificare sia il lavoro d’ufficio che le tue attività non lavorative. Una volta impostato il tuo programma, condividilo con i tuoi collaboratori, in modo che sappiano quando sei disponibile e quando invece non potrai dedicarti al lavoro perché occupato con i tuoi impegni personali.

È fondamentale che tutti – colleghi, clienti, ma anche coinquilini, conviventi e familiari – comprendano il tuo programma e lo rispettino.

Stabilisci limiti e aspettative facendo loro sapere che lavorare in remoto non significa essere a disposizione di tutti H24.

La rete offre diversi strumenti, molto spesso anche gratuiti, utili a organizzare meglio il lavoro e ad aumentare la produttività quotidiana. Quasi tutte le app di project/task management combinano funzioni di progettazione, comunicazione, chat personali, calendario, appuntamenti, messaggi, sondaggi, e-mail, ed altro, tutte gestibili da un’unica piattaforma.

Ecco i tool più utilizzati da professionisti e PMI:

• Trello. Strutturato come una “Kanban board”, Trello offre una sorta di lavagna su cui visualizzare il flusso dei processi. Post, progetti, discussioni, conversazioni, chat, e così via vengono inseriti in schede dedicate,che possono essere spostate in modalità drag & drop da una lista all’altra sulla dashboard. Le varie schede possono poi essere suddivise in categorie, rappresentando il flusso di lavoro in maniera semplice ed intuitiva. La struttura altamente interattiva permette di collegare i membri di un team a una scheda e farli partecipare alle azioni, grazie anche alla possibilità di inserire contenuti come testi, immagini, discussioni e link alle funzioni più importanti. La versione gratuita di Trello consente di attivare una sola integrazione, limitando notevolmente la funzionalità dello strumento web. L’upgrade a Trello Business Class costa circa 10 euro al mese per utente, e dichiara una maggiore sicurezza dei dati e una migliore panoramica se si  membri di diverse dashboard.
• Asana. Tra le piattaforme più note e utilizzate al mondo, si caratterizza per un design ordinato che rende particolarmente semplice e intuitiva l’assegnazione dei compiti. Per questo motivo, è uno strumento particolarmente indicato per i principianti, che vengono introdotti all’applicazione di project management da una pratica guida. L’ambiente di lavoro creato da Asana è assolutamente aperto, per cui ciascun membro del team può modificare tutte le informazioni e il contenuto dei progetti e delle attività. Questo rende ovviamente necessario stabilire regole chiare, perché la libertà d’uso può sempre portare a errori, come ad esempio la perdita di dati a causa di una cattiva comunicazione. Lo strumento è quindi ideale per gruppi di lavoro gestiti in modo poco gerarchico che collaborano apertamente, mentre può risultare poco efficiente per gruppi di lavoro più tradizionali con posizioni definite in modo più chiaro e rigido.
• Basecamp. Questa piattaforma si presenta come una soluzione completa per le aziende. Nonostante un’interfaccia utente ordinata e intuitiva come quella di Trello, comporta singole funzioni molto più dettagliate, potendo quindi risultare meno semplice da utilizzare per i principianti. La sua ampia gamma di funzioni comporta infatti un certo impegno per un uso efficiente della piattaforma, ma è indubbiamente una potente applicazione per la gestione dei progetti da parte di team di qualunque dimensione. La versione di prova gratuita Basecamp ha una durata di 30 giorni, scaduti i quali costa circa 100 euro al mese o attorno ai 1.000 euro all’anno (per un intero team).

Comunicazione: strumenti utili per lo smart working

Potrà sembrare ovvio, ma a scanso di equivoci è bene sottolineare alcune cose riguardo i due sistemi di comunicazione più usati in azienda, ovvero email e telefono.

Gli indirizzi email aziendali di riferimento, ad esempio, non dovrebbero cambiare. Bisogna quindi mettere ognuno in grado di poter rispondere al proprio account aziendale anche da casa. Il modo più semplice, senza modificare nulla, è accedendo direttamente via browser alla propria webmail, altrimenti si può impostare tramite importazione/inoltro dalle opzioni della propria posta elettronica (es. GMail). La posta elettronica, in ogni caso, resta lo strumento di comunicazione più professionale. Scripta manent, ricordiamolo sempre.

Per quanto riguarda l’uso del telefono, invece, è altamente sconsigliabile mettere a disposizione pubblica numeri di cellulare o comunque di telefono privati. Meglio mantenere il numero di telefono fisso aziendale impostando un trasferimento di chiamata.

Chat e applicazioni di messaggistica

La Chat è uno dei sistemi di comunicazione più usati, ma purtroppo anche più abusati. La tendenza, infatti, è quella di usare la chat dando per scontato che, semplicemente perché una persona risulta connessa sia anche disponibile. Inoltre, spesso è associata all’utilizzo dello smartphone, per cui può comportare una continua distrazione rispetto al lavoro che si sta facendo da PC.
Sempre per evitare distrazioni legate ai social media, sconsigliamo ad esempio di utilizzare il Messenger di Facebook per le comunicazioni di lavoro. Come alternativa, molto meglio:

• Google Hangouts. La chat nativa associata a GMail. Ideale se si sta usando il servizio di posta elettronica di Google, attraverso cui è possibile gestire gli account email aziendali tramite importazione e inoltro POP/IMAP.
• Slack. Unisce le funzionalità di una chat privata a quelle di una collaboration room, offrendo inoltre diverse possibilità di integrazione con gli strumenti di project management/marketing/vendita. Permette di creare vari ambienti di lavoro e di dividerli poi in ulteriori canali. In questo modo è possibile separare le informazioni e indirizzarle a team e a progetti specifici, un po’ come succede con i  thread di posta elettronica.
• WhatsApp Desktop. Sembra incredibile, ma molti ancora non sanno che è possibile avere tutte le funzionalità di WhatsApp a portata di monitor e tastiera. Decisamente più comodo rispetto allo smartphone, soprattutto quando bisogna caricare/scaricare file direttamente dal/sul PC.

Strumenti per Video conferenze e Brainstorming

Quando c’è bisogno di riunire più persone per un confronto o magari per una lezione online o un webinar, il contatto visivo può essere importante. In tempi di forzata distanza sociale, i sistemi di videochiamata e videoconferenza sono la sola alternativa possibile all’incontro fisico.

Parlarsi faccia a faccia può aiutare la collaborazione, ma è anche un ottimo modo per rimanere connesso con il tuo team e restare al passo con quello che fanno gli altri,contribuendo anche a mantenere un rapporto che altrimenti potrebbe venire trascurato.

Tra i numerosi programmi di videoconferencing possiamo segnalare, oltre al già citato Google Hangouts che permette di creare anche chiamate video:

• Microsoft Teams. È una piattaforma a pagamento, che Microsoft ha deciso di offrire a costo zero (versione Premium) per 6 mesi, proprio per supportare lo smart working durante l’emergenza Covid-19, offrendo tutte le funzionalità più evolute tra cui lo storage cloud e la possibilità di organizzare meeting online con un massimo di ben 10.000 partecipanti. A partire dal 10 marzo, Microsoft ha aggiornato anche il piano gratuito di Teams eliminando le restrizioni sul numero di utenti che possono entrare a far parte di un team e aprendo a tutti le funzionalità di videoconferenza, senza però specificare per quanto tempo le funzioni extra saranno rese disponibili gratuitamente nel profilo a costo zero.
• Cisco Webex. Molto diffusa nelle aziende, la piattaforma professionale di Cisco dedicata a riunioni, eventi, webinar, corsi formativi o assemblea online a distanza, mette a disposizione video di altissima qualità e una funzionalità di commutazione video a voce, che consente di mettere in evidenza la persona che sta parlando durante la videoconferenza. La funzione Meeting audio permette invece di condividere presentazioni con audio attivo durante la videoconferenza.
  Per l’emergenza Coronavirus, Cisco ha messo a disposizione la sua tecnologia per la didattica a distanza per il sistema scolastico italiano.

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