Scorte di magazzino: cosa sono e consigli per la gestione

La gestione delle scorte, inserita nel globale processo di gestione di magazzino, risulta essenziale per le aziende di qualsiasi dimensione e settore, per diversi motivi.

Innanzitutto, permette di soddisfare la domanda dei clienti e gestire al meglio il flusso delle vendite, evitando carenze di materiale e ritardi nell’evasione degli ordini.

Inoltre, consente di ottimizzare i costi, poiché si riduce al minimo il rischio di avere in giacenza prodotti obsoleti o deteriorati.

Le scorte, poi, incidono sia sul valore del magazzino registrato in bilancio, sia sul fatturato, dato che una loro cattiva gestione può avere ripercussioni sul rapporto con i clienti.

Ma in cosa consistono esattamente le scorte e come gestirle in modo efficiente, anche con l’aiuto di un software per la gestione magazzino? Scopriamolo insieme.

Cosa sono le scorte di magazzino

Le scorte di magazzino sono la quantità di materiali che si possono contare all’interno di un magazzino in un dato momento.

Non si considera considerato il come o il perché un determinato articolo si trova in magazzino, ma solo la semplice presenza.

Rientrano nelle scorte:

• Merci: i prodotti acquistati e rivenduti dall’azienda che non subiscono trasformazioni.
• Materie prime o sussidiarie: materiali che vengono utilizzati durante la produzione. Possono costituire il prodotto finito, oppure essere comunque necessarie durante il processo.
• Semilavorati: prodotti destinati a diventare un prodotto finito, ma che devono ancora subire lavorazione. Ad esempio, possiamo considerato semilavorate le componenti di un’automobile che devono ancora subire lavorazioni prima di diventare il prodotto finito.
• Prodotti finiti: beni completi, che hanno attraversato tutte le fasi della lavorazione e sono pronti per l’uso o la distribuzione.

Le scorte vengono conservate in magazzino (stoccate) in modo tale da garantire la loro disponibilità, così da poter evadere gli ordini, ma allo stesso tempo evitando degli accumuli di prodotti inutilizzati (che costituiscono un costo spesso non indifferente) e riducendo al minimo i rischi di esaurimento.

Per tenere traccia delle scorte di magazzino e della loro quantità si possono utilizzare diversi strumenti. Il più efficace è certamente un software gestionale, che fornisce una stima aggiornata delle scorte, permettendo quindi di mantenere la situazione sempre sotto controllo in modo puntuale.

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Le tipologie di scorte di magazzino

Possiamo classificare le scorte in diverse tipologie, che variano in base ai criteri adottati. Vediamo quali sono.

Scorte in base alla disponibilità

Questo principio distingue le scorte in base alla loro disponibilità in magazzino:

• in arrivo: gli articoli ordinati ai fornitori, ma non ancora consegnati;
• da ordinare: i prodotti da ordinare subito, per evitare che la loro disponibilità scenda sotto il livello di scorta minima, cioè quella quantità essenziale da tenere in magazzino per evitare interruzioni nella produzione e nella distribuzione;
• sotto scorta: i prodotti che hanno disponibilità inferiore alla scorta minima e che non sono stati ordinati;
• esauriti: scorte la cui disponibilità è uguale a zero;
• regolari: prodotti con disponibilità di magazzino regolare.

Scorte in base all’utilizzo

• Scorte funzionali: nascono per evitare che si verifichino delle interruzioni nel ciclo produttivo. Garantiscono la continuità produttiva e l’evasione puntuale degli ordini, così da evitare eventuali ritardi.
• Scorte di sicurezza: consentono di fronteggiare imprevisti, come un numero di ordini superiori alle aspettative, evitando l’esaurimento.
• Scorte di ciclo. Cosa sono le scorte di ciclo? Si tratta di un surplus di merce rispetto al normale fabbisogno. Queste scorte sono utili, ad esempio, per ottenere dei benefici rispetto al normale prezzo di acquisto, oppure per continuare a soddisfare la domanda durante il riordino dei prodotti.
• Scorte speculative. Premettono di portare a proprio vantaggio le situazioni che vedono un’oscillazione del prezzo di un particolare prodotto. Ad esempio, acquistare scorte speculative di un prodotto di cui si prevede un forte aumento della domanda, quindi del prezzo, permette poi di rivendere l’articolo a un prezzo più vantaggioso.

Scorte in base alla stagionalità

Le scorte stagionali hanno una domanda significativa in alcuni periodi dell’anno. Un esempio? I panettoni nel periodo natalizio o la cioccolata in tazza durante la stagione invernale.

Scorte in base al ciclo di vita

Questa classificazione individua le scorte in base a particolari condizioni e caratteristiche del prodotto.

• Scorte deperibili. Si tratta di prodotti che hanno un ciclo di vita breve, in quanto soggetti a deteriorarsi nel tempo. Sono scorte di magazzino deperibili gli alimenti freschi, i cosmetici, i farmaci e via dicendo.
• Scorte non deperibili. Parliamo di scorte di magazzino che, diversamente dalle precedenti, hanno un ciclo di vita non soggetto a deperibilità e perciò più lungo, come capi di abbigliamento o componenti di arredo. La custodia può avvenire per periodi lunghi senza rischiare di rovinare il prodotto.
• Scorte inattive. Fanno parte di tale categoria i prodotti che non possono essere più venduti e occupano spazio prezioso. Questo tipo di scorte sono sostanzialmente degli sprechi.

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Gestione delle scorte: perché è importante farla con attenzione

Come abbiamo già accennato, la gestione delle scorte di magazzino è un aspetto centrale nell’organizzazione dell’azienda per diverse ragioni.

Il motivo più importante è senza ombra di dubbio l’incidenza che tali prodotti presentano, sia sul fatturato che sul valore complessivo del magazzino.

Ricordiamo infatti che una carenza di scorte può influire direttamente sugli affari dell’azienda, dato che le richieste dei clienti non possono essere soddisfatte in modo adeguato.

Al contrario, avere una quantità eccessiva di scorte superflue diventa un costo non indifferente, un vero e proprio fardello per il business.

Una gestione virtuosa delle scorte di magazzino permette all’azienda di beneficiare dei seguenti vantaggi:

• avere le risorse ottimali ed effettivamente necessarie per garantire la produttività dell’impresa e soddisfare la domanda dei clienti, senza sprechi o mancanze;
• tutelarsi da possibili imprevisti nel reperimento dei prodotti e riuscire a rispondere positivamente quando si verificano dei cambiamenti nella domanda;
• dare maggiore stabilità alla produzione;
• favorire la puntualità della consegna al cliente.

Scopri cos’è l’inventario e come aiuta nella gestione delle scorte

Come funziona la gestione delle scorte: i principali metodi

Per quanto riguarda come funziona la gestione delle scorte di magazzino, i metodi maggiormente utilizzati sono quattro:

• Analisi ABC. Una tecnica che ha come base concettuale il principio di Pareto. I prodotti oggetto di analisi vengono classificati in tre categorie, a seconda della rilevanza e dei fattori di criticità. In questo modo si valutano le risorse in relazione alle priorità dell’azienda.
• Metodo FIFO. L’acronimo FIFO sta per First In First Out. La logica parte dal presupposto che i primi beni acquistati sono quelli che per primi vengono rivenduti: in magazzino vanno custoditi solo quelli giunti da ultimi. Il metodo FIFO permette un ricambio continuo della merce ed è particolarmente indicato per le scorte deperibili.
• Metodo LIFO. L’acronimo LIFO sta per Last In First Out. Il focus è quindi l’opposto di quello precedente, in quanto gli ultimi prodotti entrati sono i primi che vengono venduti. In questo caso a essere valutata è più la solidità che l’ordine di arrivo della merce. Il metodo LIFO è applicato soprattutto dalle aziende che hanno una grande quantità di merce da gestire a fronte di poca varietà.
• Metodo Just in Time. L’espressione Just in Time può essere tradotta come “giusto in tempo” e fa riferimento a una tecnica che ha come obiettivo la riduzione al massimo degli sprechi così da assicurare un ricambio costante delle risorse. Il metodo è stato ideato negli anni cinquanta dall’azienda giapponese Toyota per poi venire applicato in tutto il mondo.

Alcuni consigli per gestire al meglio le scorte

Come gestire le scorte di magazzino, quindi? Ecco alcuni consigli utili:

• investire sul personale fin dalla selezione e con una formazione costante;
• fare con costanza l’inventario e mantenerlo aggiornato;
• creare un piano di business che tenga conto dei dati delle scorte di magazzino: questo nell’ottica di avere una gestione a 360° dell’andamento del fatturato;
• utilizzare scaffalature ed elementi di arredo industriali: i più funzionali per la custodia dei prodotti;
• scegliere macchinari efficienti e moderni per lo spostamento e lo stoccaggio dei prodotti.

Perché utilizzare un software di magazzino per gestire le scorte

Tra i diversi strumenti che un’azienda può impiegare per la gestione delle scorte, vi è anche il software gestionale di magazzino.

Quali vantaggi offre?

• Fornisce la situazione delle scorte sempre aggiornata: evidenziando le quantità di prodotti in giacenza regolare, in arrivo, da ordinare, esauriti o sotto scorta di sicurezza.
• Consente di impostare una scorta minima per ogni prodotto. In questo modo, ci si può accorgere in modo tempestivo di quando sta per esaurirsi e procedere all’ordine, evitando interruzioni nella produzione e nell’evasione degli ordini.
• Offre una stima di fine scorte: a partire dai dati di scarico del prodotto dal magazzino e utilizzando un modello statistico, il programma calcola la data indicativa in cui quel prodotto non sarà più disponibile. Un aiuto importante per le aziende che vogliono evitare l’esaurimento della merce.
• Restituisce una stima del prossimo ordine: il gestionale può anche calcolare una data limite entro cui l’impresa dovrebbe ordinare un certo prodotto, per evitare di raggiungere la scorta minima, tenendo conto dei giorni di riordino.
• Permette di ordinare i prodotti in esaurimento ai fornitori, in pochi clic.

Tutte queste e altre funzionalità sono disponibili nel software di gestione magazzino Danea Easyfatt.