Rimborso spese misto a dipendenti ed amministratori

Il terzo sistema previsto, detto rimborso misto, è una soluzione intermedia tra il sistema di rimborso a piè di lista o analitico e il rimborso forfettario, in quanto prevede che venga corrisposto oltre al rimborso analitico delle spese di vitto ed alloggio anche un’indennità di trasferta.

Come funziona il sistema di rimborso spese misto

La norma prevede che:

• nel caso di rimborso analitico delle spese di vitto e alloggio è possibile che il datore di lavoro riconosca in aggiunta un’indennità di trasferta forfettaria esente da tassazione nel limite di euro 30,99 al giorno per le trasferte in Italia ed euro 51,65 in caso di trasferte all’estero (si tratta di un’indennità forfetaria pari a 2/3 di quella prevista dal metodo di rimborso forfettario);
• nel caso di rimborso analitico delle spese di vitto e alloggio è possibile che il datore di lavoro riconosca in aggiunta un’indennità di trasferta forfetaria esente da tassazione nel limite di euro 15,49 al giorno per le trasferte in Italia ed euro 25,82 in caso di trasferte all’estero (in questo caso si tratta di un’indennità forfetaria pari ad 1/3 di quella prevista dal metodo forfetario).

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In aggiunta a tali rimborsi la norma prevede che possano essere riconosciute dal datore di lavoro anche le spese di viaggio e le spese di trasporto (compresa l’indennità da rimborso chilometrico) senza concorrere alla determinazione del reddito di lavoro dipendente nel caso in cui tali spese siano analiticamente documentate; eventuali ulteriori spese anche se analiticamente documentate dovranno essere invece assoggettate interamente a tassazione.

Le novità introdotte dalla Legge di Bilancio 2025 in ordine alla tracciabilità delle spese di trasferta impattano anche su questo sistema misto. Per ulteriori informazioni, leggi il capitolo sul rimborso spese a piè di lista.

Esempio di rimborso misto

Si ipotizzi che il dipendente della ditta ALFA SRL si rechi in trasferta da Napoli a Bari per due giornate a fronte delle quali viene rimborsata una somma pari ad euro 420 come di seguito dettagliata:

• euro 200 di rimborso del vitto documentato da ricevute fiscali;
• euro 100 di indennità forfetaria;
• euro 100 relative alle spese di viaggio documentate dall’apposito biglietto;
• euro 20 di rimborso di ulteriori spese non documentate.

Nella tabella sotto riportata vengono evidenziati gli importi che dovranno essere assoggettati a tassazione e gli importi esenti.

Tipologia di spesa	Imponibile	Esente
Rimborso del vitto documentato	–	euro 200
Indennità di trasferta	euro 38,02	euro 61,98
Rimborso delle spese di viaggio documentate	–	euro 100
Rimborso di ulteriori spese non documentate	euro 20	–
Totale	euro 58,02	euro 361,98

Nell’esempio proposto dovrà essere assoggettato a tassazione in capo al lavoratore dipendente l’importo dell’indennità di trasferta che eccede la soglia di esenzione gionaliera (euro 30,99 a giornata per complessivi euro 61,98) ed il rimborso delle spese non documentate, in quanto non previsto per il metodo misto.

Infine, nel caso di adozione del rimborso misto per le trasferte effettuate all’interno del territorio comunale dove si trova la sede di lavoro verranno assoggettati a tassazione sia l’indennità forfetaria sia i rimborsi delle spese documentate, ad esclusione delle spese di trasporto comprovate da documenti provenienti dal vettore.