Nota spese su Excel: come si crea e quali sono i suoi limiti

Il lavoratore che ha effettuato un viaggio per motivi di lavoro ha diritto al rimborso delle spese sostenute.

Per ottenerlo dovrà compilare la nota spese (un documento cartaceo o digitale, fornito dal datore di lavoro) e allegare, per ogni voce di spesa, una documentazione fiscale adeguata. Nei prossimi paragrafi approfondiremo uno dei più diffusi strumenti per la realizzazione della nota spese: Microsoft Excel. Si tratta di un software versatile che può agevolare la gestione delle spese di trasferta, ma che presenta anche limiti e problematiche da non sottovalutare.

Come fare una nota spese su Excel

La compilazione della nota spese è un’operazione molto importante: in caso di errori il lavoratore potrebbe non vedersi riconosciuti i rimborsi. Per l’azienda invece, è fondamentale predisporre una nota spese ben strutturata per evitare errori di compilazione da parte del dipendente o problemi nell’archiviazione dei dati inseriti. Questi ultimi andranno conservati con cura, insieme alla documentazione fiscale fornita dal dipendente. Il fisco potrebbe infatti chiederti di esibire questi dati in un momento successivo.

Puoi fare una nota spese Excel in due modi: o partendo da un file vuoto, oppure scaricando uno dei tanti modelli disponibili online.

1. Crea la nota spese da zero

Se decidi di creare una nota spese Excel partendo da un foglio vuoto, puoi personalizzarla secondo le tue preferenze. Basterà aprire un nuovo foglio di calcolo e iniziare a inserire i campi che ritieni più opportuni.

Ci sono però alcuni campi che non possono mancare:

• nome e cognome del dipendente;
• nome dell’azienda;
• data della trasferta e di compilazione;
• voci di spesa (es: vitto, alloggio, trasporto, chilometri, telefono ecc.);
• importo per ogni voce di spesa e totale.

A questi puoi naturalmente aggiungere altri campi che ritieni utili: le modalità di pagamento, ad esempio, o il tipo di documentazione fiscale fornita dal lavoratore per ciascuna spesa.

2. Scarica un modello nota spese Excel

Se invece non vuoi creare da zero la nota spese Excel della tua azienda, niente paura: online puoi facilmente trovare un modello che faccia al caso tuo. Ecco un fac simile scaricabile direttamente accedendo al programma e ricorrendo alla funzione “cerca modelli online”:

Questo è solo uno dei molti modelli scaricabili gratuitamente. Ti consigliamo di scegliere quello che si avvicina di più alle tue necessità e personalizzarlo fin dall’inizio: sempre meglio evitare di far circolare più versioni.

Come compilare la nota spese Excel

Una volta che avrai impostato il modello con i campi che ritieni necessari, dovrai metterlo a disposizione dei dipendenti.

A questo punto, seguiranno tre fasi:

• La compilazione della nota spese: al rientro dalla trasferta il dipendente dovrà inserire tutte le informazioni relative alle spese di cui chiede il rimborso.
• La revisione: una volta compilata, la nota spese dovrà essere revisionata dall’azienda. Il datore di lavoro o un addetto alla revisione dovrà verificare che gli importi inseriti corrispondano ai giustificativi forniti (scontrini, biglietti di viaggio ecc.) e che tutto sia in linea con le regole aziendali.
• L’archiviazione e il rimborso: infine, verificata la correttezza dei dati, nota spese e documentazione fiscale andranno consegnate al reparto contabile, che si occuperà di archiviare il tutto e procedere con il rimborso al dipendente.

I limiti della nota spese Excel e perché scegliere un software dedicato

Utilizzare Excel per la gestione della nota spese è sicuramente una soluzione migliore rispetto al vecchio metodo carta e penna, ma si può fare di meglio!

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La nota spese su Excel infatti è ad alto rischio di errore. Basta poco per modificare accidentalmente le formule e il file e quindi compromettere i dati.

Inoltre la presentazione, approvazione e registrazione della nota spese in Excel spesso richiede lo scambio di numerose email tra dipendente, amministrazione, commercialista e consulente del lavoro: una confusione che provoca errori e fa sprecare molto tempo.

E allora, qual è la soluzione ideale?

Senza dubbio il software dedicato, come Dipendenti in Cloud: è pensato proprio per facilitare il lavoro di compilazione e revisione della nota spese e ha un costo accessibile. Ma non solo. Ecco alcuni dei principali vantaggi che otterrai scegliendo un software dedicato:

• Gestione contabile più organizzata.  
  Un software nota spese ti permette di inserire le spese direttamente, suddividendole per categoria (vitto, alloggio, spostamenti ecc.). Non dovrai più ordinare scontrini e giustificativi: tutte le spese saranno già caricate in maniera ordinata e categorizzata.
  In questo modo, la gestione contabile della tua azienda sarà più semplice e meglio organizzata e risparmierai tempo (quindi denaro), riducendo gli errori inevitabili nella registrazione manuale dei giustificativi.
• Rapidità di consultazione della documentazione fiscale. 
  Se la gestione della nota spese avviene con un software dedicato, i giustificativi vengono allegati in copia digitale ad ogni singola nota spese. Questo velocizza moltissimo il lavoro di controllo e consultazione della documentazione fiscale dell’amministrazione.
• Più controllo sulle spese.
  I software per la gestione della nota spese consentono, grazie alle app per smartphone, di caricare ricevute e fatture in maniera semplice e rapida. I tuoi dipendenti potranno quindi compilare le note spese in tempo reale anche mentre sono in trasferta. Questo ti permetterà di avere un controllo più immediato sui costi aziendali e, di conseguenza, una gestione più attenta delle tue risorse.
• Minor rischio di errori.
  Con il software dedicato gestirai ciò che riguarda le note spese, dal caricamento dei giustificativi alle richieste di rimborso chilometrico, dai calcoli alle comunicazioni. Ti libererai finalmente delle decine di e-mail sui rimborsi che causano confusione ed errori e che ti portano via tempo prezioso. Scegliendo un software nota spese, potrai gestire l’intero ciclo in modo pratico, veloce e sicuro con un unico strumento.

La gestione delle note spese con Dipendenti in Cloud consente a collaboratori e dipendenti di inserire rapidamente tutti i dati e di digitalizzare le ricevute; l’amministrazione potrà poi visualizzare e aggiornare lo stato della nota spesa semplicemente accedendo alla piattaforma. Il tutto è reso ancora più efficiente dalle altre numerose funzionalità, tutte connesse tra loro. Un investimento economicamente accessibile che alla lunga può rivelarsi decisamente conveniente per la tua azienda.