Carico e scarico di magazzino: come gestire la movimentazione merci

La merce in magazzino può subire diverse movimentazioni: in entrata (quando, ad esempio, viene acquistata), in uscita (nel caso in cui venga venduta, ma non solo) e non ordinarie, eventualità che si può verificare in diverse circostanze, come l’eliminazione di prodotti deteriorati.

Rilevare e tenere traccia di questi movimenti è fondamentale per vari motivi, che riguardano la gestione e il monitoraggio delle scorte e si estendono in modo più ampio alla gestione aziendale.

Vediamo dunque di approfondire l’argomento, soffermandoci soprattutto sui movimenti in entrata e in uscita (di carico e scarico) e sulla loro corretta registrazione.

Cosa sono i movimenti di magazzino

I movimenti di magazzino consistono nell’insieme delle operazioni di gestione del magazzino che consentono di comprendere in che modo le merci si muovono all’interno del deposito.

Possono essere di tre tipologie:

Movimenti in entrata (detti anche movimenti di carico del magazzino): si riferiscono ai materiali in ingresso nel magazzino. Quest’ultimi comprendono:

• i beni acquistati,
• i resi dai clienti,
• i prodotti di produzione interna,
• gli imballaggi per il confezionamento e quelli resi dai clienti,
• le merci provenienti da altri magazzini di proprietà.
• prodotti ricevuti da terzi dopo lavorazioni esterne,
• materiali ricevuti a titolo di sconto o pagamento in natura.

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Movimenti in uscita (definiti anche detti di scarico del magazzino): riguardano invece l’uscita delle merci dal magazzino e si possono riassumere nei seguenti casi:

• la vendita dei beni,
• i resi ai fornitori,
• sostituzioni in garanzia,
• invio presso terzi per lavorazioni esterne,
• gli imballaggi utilizzati per il confezionamento e resi ai fornitori,
• le uscite di semilavorati o prodotti finiti destinati all’uso interno o alla produzione,
• le merci destinate ad altri magazzini interni.

Movimenti non ordinari, che interessano:

• i beni da eliminare, ovvero tutti quelli deteriorati, obsoleti o inutilizzabili,
• cali naturali o tecnici, che si riferiscono a casi specifici previsti dalla legge che non affrontiamo in questo articolo,
• ammanchi o danneggiamenti,
• gli omaggi, le cessioni gratuite o a titolo di sconto,
• i residui o gli scarti da lavorazioni,
• errori di rilevazione con le relative operazioni di storno.

Perché rilevare le merci in entrata e in uscita dal magazzino

Registrare le merci in entrata (carico), in uscita (scarico) e soggette a movimenti non ordinari è di importanza cruciale per l’azienda.

Innanzitutto, ciò consente una corretta gestione delle scorte di magazzino. Infatti, da una puntuale rilevazione delle movimentazioni puoi avere la situazione aggiornata e sotto controllo delle merci presenti nel deposito, assicurandoti di non incorrere in prodotti esaurimento o con eccessiva disponibilità.

Inoltre, fornendo i dati sulla quantità di merce disponibile, aiuta a gestire gli acquisti, che potranno concentrarsi solo sui prodotti che stanno terminando e non, al contrario, su quelli per cui è disponibile già una scorta sufficiente.

Altra motivazione riguarda la possibilità di controllare e identificare eventuali uscite non documentate.

Infine, la registrazione precisa dei movimenti di carico e scarico ti permette di ottenere a fine anno una stima attendibile delle rimanenze di magazzino, su cui vengono eseguite operazioni contabili di valutazione e valorizzazione.

Leggi di più sulle scorte di magazzino: cosa sono e perché è importante gestirle in modo puntuale.

Carico e scarico del magazzino manuale e automatico

Puoi procedere al carico e scarico del magazzino in due modi:

• In modo manuale: all’interno del programma di gestione del magazzino o dello strumento che utilizzi per gestire queste operazioni, dovrai aggiungere il prodotto (o selezionarlo, se già inserito), specificare alcune informazioni essenziali (ad esempio: quantità, data, costo o prezzo di vendita) e confermare il movimento di carico o scarico.
• In automatico: a partire dai documenti di vendita (fatture, ddt, fatture accompagnatorie, etc.) e di acquisto (ordine da fornitore) puoi effettuare il carico o scarico di magazzino in automatico. Questa possibilità, che riduce drastticamente i tempi dell’operazione e la possibilità di errore, è fornita da alcuni programmi, ad esempio dal gestionale di magazzino Danea Easyfatt.

Carico e scarico di magazzino con codice a barre

Altra modalità per effettuare il carico e scarico di magazzino è a partire dal codice a barre del prodotto.

Una volta che il codice a barre dato viene inserito all’interno del gestionale o scansionato tramite lettore ottico, dovrai solo selezionare l’opzione di carico e scarico ed eventualmente indicare le quantità.

Anche questa funzionalità è disponibile in Danea Easyfatt.

Scopri funzionamento e vantaggi di gestire il magazzino con il codice a barre.

La registrazione dei movimenti di magazzino

I movimenti dei beni (di carico e scarico, ma anche non ordinari) devono essere registrati e conservati, anche per attività di controllo.

A seconda della tipologia di prodotti e del loro movimento, puoi avvalerti di determinati documenti.

• Beni in entrata (movimenti di carico): è utile siano accompagnati dall’ordine da fornitore e conferma di acquisto, oltre che dal documento di trasporto (DDT) o da fattura accompagnatoria.
• Beni in uscita: è preferibile siano accompagnati dalla conferma dell’ordine da parte del cliente e dal documento di trasporto (DDT) o dalla fattura accompagnatoria che scorterà i prodotti fino a destinazione.

Perché gestire il carico e scarico di magazzino con un software

Esistono diversi strumenti con cui puoi gestire e registrare i movimenti di magazzino: perché scegliere un software gestionale?

Come abbiamo già visto, programmi di questo tipo, ad esempio Danea Easyfatt, permettono di automatizzare le operazioni di scarico e scarico a partire dai documenti, riducendo così i tempi e le possibilità di errore.

Inoltre, offrono modalità alternative di registrare i movimenti, ad esempio tramite codice a barre e terminalini, danno visione dello storico dei movimenti e consentono di visionare report sui prodotti.

Infine, aiutano le aziende nella più generale gestione del magazzino, mediante funzionalità quali la gestione delle scorte, la produzione dell’inventario e la tracciabilità della merce dalla produzione al post-vendita.

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