Invio della fattura elettronica: i termini di emissione

Devi inviare una fattura elettronica al SdI, il Sistema d’Interscambio dell’Agenzia delle Entrate, che poi procederà a recapitarla al destinatario? Esistono dei tempi specifici da rispettare. Solo così, infatti, eviterai di incorrere nelle sanzioni per invio tardivo della fattura elettronica.

Come prima cosa è bene iniziare specificando che non è necessario inviare fattura nel giorno stesso in cui avviene l’operazione, cioè la vendita di beni o l’erogazione di servizi alla controparte.

Sono considerate regolari le fatture inviate entro il termine ultimo di 12 giorni, ma vi sono ulteriori aspetti da considerare per capire al meglio le tempistiche da osservare, ad esempio la tipologia di fattura emessa (immediata, differita o autofattura).

Inoltre, è importante comprendere l’importanza di dotarsi di un programma di fatturazione elettronica affidabile, che aiuti a prevenire errori e dimenticanze che possono causare sanzioni.

I termini di emissione della fattura elettronica immediata

Dal punto di vista generale, la fattura elettronica può essere emessa entro il termine di 12 giorni dalla data di effettuazione dell’operazione. Si tratta di una regola prevista dal DPR n. 633/1972, che all’articolo 21 contiene tutte le indicazioni da conoscere per compilare e inviare correttamente le proprie fatture.

Questo è dunque il termine di emissione da tenere a mente per le fatture elettroniche immediate.

Anche se la fatturazione elettronica è entrata in vigore da alcuni anni sono però ancora frequenti i dubbi sulle tempistiche da rispettare. Non è quindi banale chiedersi entro quanto tempo bisogna effettuare l’invio.

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Fare un esempio pratico può essere utile per capire al meglio le regole per emettere fattura elettronica in tempo e senza errori.

Poniamo il caso che tu abbia effettuato una vendita il 20 gennaio 2025. La fattura elettronica immediata potrà essere emessa:

• il giorno stesso e, in questo caso, andranno a coincidere la data dell’operazione (quella riportata nel campo Data del file XML) e la data di emissione;
• entro i 12 giorni successivi, e quindi entro la data ultima del 1° febbraio 2025. In questo caso la Data dell’operazione, riportata nel campo “Data”, sarà quella del 20 gennaio, mentre la data di emissione coinciderà con quella di effettivo invio della fattura.

Anche qualora decidessi di emettere la fattura elettronica via SdI non entro le ore 24 del giorno dell’operazione bensì in uno dei successivi 12 giorni, la data del documento dovrà quindi essere sempre valorizzata con la data dell’operazione e i 12 giorni citati potranno essere sfruttati per la trasmissione del file della fattura elettronica al Sistema di Interscambio.

Se come abbiamo visto in linea generale il termine di emissione delle fatture elettroniche è fissato al dodicesimo giorno successivo alla data in cui è avvenuta l’operazione di cessione di beni o prestazioni di servizi, in specifici casi è concesso un margine maggiore di tempo.

Fattura elettronica differita: cambiano i termini di emissione

Per alcune tipologie di operazione la fattura elettronica può essere inviata anche con tempistiche più dilatate. Si tratta nello specifico di quelle per le quali è possibile emettere fattura differita.

In questo caso, il documento potrà essere emesso entro il giorno 15 del mese successivo a quello di effettuazione dell’operazione. Attenzione però: si tratta di una possibilità ammessa in casistiche specifiche e individuate anche in questo caso dal DPR IVA.

Quale codice “Tipo Documento” utilizzare per indicare una fattura differita? Scoprilo nell’approfondimento sui codici della fattura elettronica.

Quando si può emettere la fattura elettronica differita?

Si può emettere fattura elettronica differita nei seguenti casi:

• per le cessioni di beni la cui consegna o spedizione risulta da documento di trasporto o da altro documento idoneo a identificare i soggetti tra i quali è effettuata l’operazione;
• in caso di più prestazioni di servizi effettuate nello stesso mese nei confronti di un medesimo soggetto (ad esempio in caso di più DDT verso lo stesso committente).

Nell’ultimo caso elencato, cioè in caso di fattura differita relativa a più operazioni, potrebbero sorgere dubbi sulla data da indicare. Su questo aspetto l’Agenzia delle Entrate ha più volte chiarito che bisognerà inserire la data dell’ultima operazione.

Ad esempio, per tre cessioni effettuate nei confronti dello stesso soggetto avvenute in data 2, 10 e 28 gennaio 2025, si potrà generare ed inviare la fattura differita in uno qualsiasi dei giorni intercorrenti tra il 1° ed il 15 febbraio 2025, valorizzando la data della fattura (campo “Data” della sezione “Dati Generali” del file) con la data dell’ultima operazione (28 settembre 2025).

Devi gestire la cessione di beni che devono essere spediti o consegnati? Scopri come un programma per DDT ti può aiutare ad emettere documenti di trasporto e trasformarli in fatture.

I termini di emissione delle autofatture

Devi inviare un’autofattura? Anche in questo caso i termini di emissione variano in base alla tipologia di operazione per la quale devi utilizzare questo tipo di documento fiscale.

L’autofattura viene emessa in alcuni casi specifici e i principali sono:

• cessioni di omaggi a titolo gratuito;
• autoconsumo;
• acquisti da produttori agricoli che applicano il regime speciale di cui all’articolo 34, comma 6 del DPR IVA;
• acquisti da soggetti passivi residenti in Paesi extra-UE.

Per quel che riguarda le autofatture relative a cessioni di beni e prestazioni di servizi, l’emissione dovrà avvenire entro i termini ordinari, cioè entro 12 giorni dalla data dell’operazione.

Le autofatture estere invece devono essere emesse entro il giorno 15 del mese successivo a quello di effettuazione dell’operazione, così come previsto per le fatture differite. cos’è e quando deve essere emessa.

Leggi di più sull’autofattura: cos’è, come si emette e i casi di gestione.

Entro quando inviare fattura elettronica?

Di seguito una tabella riassuntiva dei termini per emettere fattura elettronica, inviandola al SdI per il successivo recapito al destinatario.

Tipologia di fattura	Termine di emissione
Fattura immediata	12 giorni dalla data di effettuazione dell’operazione/data documento
Fattura differita	giorno 15 del mese successivo a quello di effettuazione dell’operazione
Autofattura estera	giorno 15 del mese successivo a quello di effettuazione dell’operazione
Autofattura per cessioni di beni e prestazioni di servizi	12 giorni dalla data dell’operazione

Invio tardivo della fattura elettronica: cosa fare

Non hai inviato una fattura elettronica in tempo? È sempre possibile regolarizzare l’omissione, versando contestualmente alla trasmissione una sanzione.

A partire dal 1° settembre 2024, la sanzione in caso di fattura omessa, tardiva o con errori è pari al 70% dell’IVA relativa all’operazione, con un minimo di 300 euro.

Se però l’invio tardivo non incide sulla corretta liquidazione dell’IVA, si applicherà una sanzione fissa da 250 a 2.000 euro.

La sanzione dovuta è invece pari al 5% in caso di operazioni esente, non imponibili, non soggette a IVA o in regime di reverse charge, sempre con un minimo di 300 euro.

L’importo effettivo della sanzione dovuta sarà calcolato anche considerando i tempi di regolarizzazione, per effetto dell’applicazione del ravvedimento operoso.

Trovi ulteriori informazioni nell’articolo sulle sanzioni per la fatturazione elettronica.

Come inviare una fattura elettronica al SdI

Arrivati a questo punto è bene evidenziare anche le regole da seguire per poter inviare una fattura elettronica al SdI, il canale telematico dell’Agenzia delle Entrate.

Per poter compilare la fattura è innanzitutto necessario avere a disposizione un PC, un tablet o uno smartphone. È poi fondamentale dotarsi di un software in grado di agevolare la compilazione, di convertire il file della fattura nel formato XML, l’unico accettato, e di effettuare anche l’invio della fattura allo SdI.

Anche se la stessa Agenzia mette a disposizione alcuni servizi per compilare e inviare le fatture elettroniche, è consigliabile dotarsi di soluzioni software che consentono di gestire l’intero processo di fatturazione tramite un unico canale, dall’emissione alla ricezione, fino alla conservazione a norma.

Avere a disposizione un programma per fatture elettroniche completo e affidabile, come Danea Easyfatt, aiuta ad evitare errori o dimenticanze che possono portare a sanzioni. Inoltre, permette anche di agevolare alcune operazioni, come il recupero dei dati di clienti e fornitori e l’elaborazione di un prospetto di liquidazione dell’IVA, con indicazione dell’IVA a credito e a debito.

Registrazione delle fatture emesse e di acquisto

Le fatture elettroniche inviate devono essere registrate nel registro IVA delle fatture emesse entro il giorno 15 del mese successivo a quello di effettuazione dell’operazione.

Solamente in caso di liquidazione IVA a cadenza trimestrale, la registrazione può avvenire entro la fine del mese successivo al trimestre di riferimento.

Le fatture di acquisto devono essere registrate nel registro delle IVA delle fatture ricevute prima della liquidazione periodica entro cui viene esercitato il diritto della detrazione dell’IVA e, comunque, prima della presentazione della dichiarazione IVA a cui le fatture si riferiscono.

Le fatture inviate e ricevute devono essere registrate indicando alcuni dati obbligatori, come la data e l’ammontare dell’imponibile.

Per approfondire l’argomento, vai all’articolo sulla registrazione delle fatture elettroniche.