Fatture elettroniche al condominio e fatture di cortesia: un po’ di chiarezza per gli amministratori

Ormai è passato più di un anno dall’introduzione della fatturazione elettronica ed è quanto mai opportuno puntualizzare alcuni aspetti, talvolta trascurati, che potrebbero portare a problematiche di natura fiscale, oltre che di responsabilità professionale, come ad esempio la corretta gestione delle fatture elettroniche da parte degli amministratori di condominio.

Come noto anche i contribuenti senza partita iva rientrano tra i soggetti interessati alla fatturazione elettronica: dal 1° gennaio 2019 infatti si deve provvedere ad emettere la fattura in formato elettronico anche per le operazioni effettuate nei confronti dei soggetti non titolari di partita iva, quali ad esempio i privati consumatori, gli enti non commerciali dotati di solo codice fiscale e i condomini.

Il condominio, infatti, è un soggetto giuridico privo di partita Iva, cui è attribuito il solo codice fiscale, e pertanto assimilato, quale soggetto destinatario della fattura elettronica, ad un consumatore finale. Quindi, i fornitori che fatturano nei confronti del condominio, nel caso in cui siano soggetti IVA, devono seguire le regole previste per l’emissione di fattura elettronica verso i consumatori finali ovvero:

• compilare la fattura in formato xml ed inviarla al sistema di interscambio;
• indicare il codice fiscale del condominio nell’apposito campo dell’identificativo fiscale del cessionario/committente, inserendo poi nell’apposito campo “codice destinatario” il codice convenzionale “0000000” oppure il recapito usato dal condominio per la ricezione delle fatture elettroniche (ad es: M5UXCR1 nel caso del servizio legato al software Danea Domustudio);
• consegnare al condominio la copia analogica della fattura;
• informare l’amministratore, con apposita dicitura sul documento che si tratta della copia della fattura trasmessa e che la fattura elettronica è presente nell’area riservata del contribuente all’interno del portale dell’Agenzia delle entrate.

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Come previsto nel provvedimento dell’Agenzia delle entrate n. 89757 del 30/04/2018, il fornitore è tenuto a rilasciare al cliente consumatore finale

“copia informatica o analogica della fattura elettronica, comunicando contestualmente che il documento è messo a sua disposizione dal Sistema di Interscambio nell’area riservata del sito web dell’Agenzia delle entrate”.

In base alla lettura della norma, quindi, il fornitore del condominio è sempre tenuto a consegnare, tramite i canali tradizionali (consegna a mano, servizio postale, email), copia della fattura, anche nel caso di comunicazione da parte del condominio dell’indirizzo PEC o del codice destinatario, e poiché il documento valido ai fini fiscali è esclusivamente la fattura elettronica redatta in formato XML trasmessa, la copia analogica da consegnare al condominio deve riportare l’annotazione che il documento consegnato non è un “originale” bensì una “copia analogica di fattura elettronica inviata allo Sdi”.

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Ancora oggi, ad oltre un anno dall’entrata in vigore di questo nuovo meccanismo ci si chiede quali debbano essere gli adempimenti dell’amministratore di condominio, ovvero se ci debba essere una costante e continua verifica dei documenti ricevuti dal condominio e un controllo sulla conformità della copia cartacea della fattura ricevuta con il documento informatico.

Secondo alcuni non ci sarebbe bisogno di preoccuparsi di nulla, dato che il condominio, non essendo soggetto titolare di partita iva, è da considerare alla stregua di un privato consumatore, e pertanto l’amministratore non deve far altro che limitarsi a ricevere la copia di “cortesia” della fattura elettronica trasmessa dal fornitore, così come stabilito dall’Agenzia delle Entrate.

Ma qual è la valenza della copia di “cortesia”?

Premesso che l’unico documento valido a fini fiscali è rappresentato dalla fattura elettronica, l’Agenzia delle entrate proprio sulla “perplessità” della valenza della “copia di cortesia”, ha precisato che, ai fini del controllo documentale (articolo 36-ter del D.p.r 600/1973) andrà fatto riferimento ai contenuti della copia analogica (quindi cartacea) rilasciata al consumatore finale.
Tuttavia, in caso di discordanza nei contenuti fra la fattura elettronica e la copia cartacea (di cortesia), e fatta salva la prova contraria (per esempio l’entità del pagamento effettuato), saranno ritenuti «validi», anche ai fini tributari, quelli della fattura digitale.

In poche parole, in caso di discordanza tra la fattura digitale ed i relativi pagamenti s’innalza la probabilità di una verifica fiscale con la necessità di produrre prove a sostegno della validità del documento analogico.

Quindi, posto che la copia analogica non ha alcun valore ai fini fiscali, poiché l’unico documento fiscalmente valido resta la fattura elettronica in formato digitale, sembra alquanto approssimativa se non addirittura scorretta l’idea che l’amministratore di condominio professionista debba limitarsi a ricevere le copie analogiche delle fatture elettroniche, senza preoccuparsi di doverne accertare la regolarità.

Già prima che entrasse in vigore il sistema della fatturazione elettronica l’amministratore aveva l’obbligo di verificare la regolarità formale delle fatture, con riferimento agli elementi fondamentali, quali aliquota, ammontare dell’imponibile e dell’imposta oltre che la conformità della stessa con i preventivi approvati.

Pertanto, un controllo sul documento elettronico risulta quanto mai necessario, per correggere eventuali difformità rispetto a quello cartaceo: si pensi ad esempio al caso in cui la fattura digitale abbia contenuti o importi diversi dalla quella “di cortesia”, o non risulti corretta rispetto alle prestazioni effettivamente svolte, ovvero non sia mai stata inviata allo Sdi.

Pertanto, ove evitare problemi di natura amministrativa, contestazioni da parte del fisco, oltre che problemi di responsabilità professionale sembra quanto mai pacifico affermare che l’amministratore prima di effettuare il pagamento di un fattura “cartacea” non possa esimersi dal verificare la regolarità della fattura elettronica trasmessa dal fornitore al Sistema di Interscambio.

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