Fatturazione elettronica e condominio: guida per l’amministratore

Nonostante siano trascorsi alcuni anni dall’implementazione nel nostro ordinamento, molti amministratori di condominio sono ancora incerti riguardo alla gestione della fatturazione elettronica da e verso condomini amministrati.

Effettivamente, la normativa italiana sulla fatturazione elettronica è infatti cambiata più volte negli ultimi anni, rendendo difficile avere una visione chiara e aggiornata.

Pertanto, nelle prossime righe faremo il punto sulle attuali disposizioni relative alla fatturazione elettronica nel contesto condominiale.

Il condominio ha l’obbligo di ricevere la fattura elettronica?

Il condominio non rientra tra i soggetti obbligati alla fatturazione elettronica. Infatti, avendo l’attribuzione del solo codice fiscale, il condominio è assimilato al consumatore finale e, dunque, non ha l’obbligo di ricevere fatture elettroniche. Pertanto, può richiedere di ricevere una copia analogica di questi documenti.

Il fatto che il condominio non sia obbligato a ricevere la fattura elettronica non significa tuttavia che non possa avere convenienza dalla digitalizzazione delle fatture. Ciò, infatti, offre alcuni interessanti benefici, sia per il condominio, sia per l’amministratore.

Optando per la ricezione della fatturazione elettronica, l’amministratore può snellire la ricezione e la conservazione della documentazione. Inoltre, nel caso in cui opti per un sistema di registrazione automatica delle fatture, può evitare totalmente l’inserimento manuale dei dati nel proprio gestionale, con il conseguente azzeramento degli errori e del tempo impiegato in questa mansione.

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Inoltre, ricordiamo anche che l’unico documento valido ai fini fiscali è proprio quello elettronico. Dunque, in caso di discordanze tra la copia di cortesia e la fattura elettronica, sarà quest’ultima a prevalere.

L’amministratore di condominio ha l’obbligo di emettere fattura elettronica?

Dall’anno prossimo tutte le Partite Iva avranno l’obbligo di fatturazione elettronica.

Quindi, dal 1° gennaio 2024 dovranno adottare la fatturazione elettronica anche gli amministratori di condominio inquadrati nel regime forfettario che finora hanno beneficiato dell’esonero dall’obbligo.

Tutti gli amministratori di condominio dovranno emettere, ricevere e conservare le fatture in formato elettronico.

Per gestire la fatturazione elettronica non potranno più utilizzare gli strumenti a cui sono abituati con la fatturazione tradizionale.

Infatti, non sarà più concesso loro generare le fatture tramite foglio di testo o di calcolo, né inviarle via e-mail, né tantomeno conservarle in archivi tradizionali.

Tali contribuenti dovranno invece dotarsi di apposite tecnologie, come ad esempio i software di fatturazione elettronica, che consentano loro di operare nel rispetto della normativa.

In conclusione, nei confronti dei condomini amministrati, l’amministratore dovrà emettere fattura elettronica per i compensi ricevuti, comportandosi come la generalità dei prestatori di servizio.

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Ci sono degli obblighi per i proprietari delle unità condominiali?

Le novità sopra descritte menzionate non impattano sui residenti del condominio, che quindi non dovranno adeguarsi per quanto riguarda la gestione dei loro rapporti con l’amministratore.

L’obbligo di utilizzare la fatturazione elettronica, dunque, riguarda esclusivamente l’amministratore. Tuttavia, i vantaggi derivanti dall’adozione di strumenti per la ricezione di documenti in formato elettronico si estendono al condominio stesso e alla sua gestione contabile.

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Cosa devono fare i fornitori dei servizi condominiali?

Le fatture emesse dai fornitori dei servizi condominiali nei confronti del condominio presentano alcune peculiarità rispetto alle altre fatture emesse dallo stesso fornitore nel corso delle proprie attività.

Tra queste, l’applicazione della ritenuta d’acconto, da valutare in base alla possibilità delle spese di beneficiare di detrazioni fiscali. L’argomento viene approfondito nell’articolo “fattura a condominio con ritenuta d’acconto”.

Qui ci soffermiamo invece su altre due caratteristiche del condominio e su come queste incidano sulla compilazione della fattura dei fornitori.

Ci riferiamo al fatto che il condominio non possiede partita IVA, né ha l’obbligo di dotarsi di un codice SDI (il codice univoco utilizzato nel Servizio di Interscambio, la rete per la trasmissione delle fatture elettroniche).

Di conseguenza, il condominio dovrà semplicemente comunicare il proprio codice fiscale, che il fornitore utilizzerà in fattura come identificativo fiscale del committente. Nel campo destinatario, l’emittente della fattura dovrà inserire il valore convenzionale 0000000 (sette zeri).

In questo modo, la fattura elettronica sarà inviata al Sistema di Interscambio. L’amministratore di condominio potrà visualizzarla nel cassetto fiscale sul sito dell’Agenzia delle Entrate o riceverla nel proprio software gestionale di condominio, come nel caso di Domustudio.

È sempre possibile richiedere una copia di cortesia, ma è importante sottolineare che, come anticipato in precedenza, la versione elettronica è l’unica valida dal punto di vista fiscale.