Esterometro 2025: cos’è, quando si invia, scadenze e sanzioni

Hai effettuato vendite o acquisti da soggetti esteri? Avrai sicuramente sentito parlare dell’esterometro, uno degli adempimenti previsti per le partite IVA che effettuano operazioni verso soggetti non residenti in Italia.

Da comunicazione specifica da inviare ogni tre mesi, dal 2022 l’esterometro è passato allo standard della fatturazione elettronica.

Dal “vecchio” al “nuovo” esterometro a cambiare è solo la forma, ma non la sostanza: anche i dati delle operazioni da e verso l’estero devono essere comunicati al Fisco.

A differenza però delle fatture nazionali, per quelle estere è necessario rispettare tempi specifici di invio, per evitare di incorrere in sanzioni.

Se ti stai chiedendo quali sono le regole e gli adempimenti che devi effettuare in caso di operazioni estere sei nel posto giusto. Vediamo quindi cos’è nello specifico l’esterometro 2025, quando si invia, chi deve farlo e come procedere, anche con l’aiuto di un software per fattura elettronica.

Cos’è l’esterometro

Con il termine esterometro si fa riferimento all’obbligo di comunicazione dei dati delle operazioni transfrontaliere.

L’adempimento interessa le operazioni di cessione di beni e di prestazioni di servizi effettuate e ricevute verso e da soggetti non stabiliti in Italia.

Semplificando, si tratta di una comunicazione che consente di “tracciare” le operazioni per le quali non è obbligatoria l’emissione della fattura elettronica secondo le regole ordinarie e, in parallelo, le operazioni per le quali il venditore estero non è obbligato a rispettare gli standard italiani di fatturazione.

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Introduzione e abolizione del “vecchio esterometro”

Oltre alle definizioni è bene fare un breve ma essenziale excursus sulle modifiche che si sono susseguite negli anni.

Partendo dal principio, ad introdurre l’obbligo di comunicazione delle operazioni da e verso l’estero è stato il decreto legislativo n. 127/2015, il provvedimento che ha dato il via alla fatturazione elettronica per le partite IVA.

Così come l’obbligo di e-fattura, anche l’esterometro è stato introdotto dal 1° gennaio 2019.

Inizialmente si trattava di una comunicazione mensile, ma dopo pochi mesi in ottica di semplificazione si è passati a un adempimento trimestrale.

A partire dal mese di luglio 2022 l’esterometro è stato formalmente abolito.

Il “nuovo” esterometro

Nel 2022 l’obbligo di comunicazione dei dati delle operazioni transfrontaliere ha cambiato forma e si è passati all’invio dei dati delle operazioni estere tramite il Sistema di Interscambio e il formato delle fatture elettroniche.

Se quindi il “vecchio” esterometro era una comunicazione ad hoc, da effettuare tramite un modello predisposto dall’Agenzia delle Entrate, ora le stesse informazioni devono essere inviate utilizzando il formato della fattura elettronica attraverso il Sistema di Interscambio (SdI).

In poche parole, le operazioni con l’estero vengono ora gestite in modo simile alle fatture elettroniche nazionali.

Chi deve inviare l’esterometro 2025

A individuare i soggetti obbligati all’invio dell’esterometro è l’articolo 3 del decreto legislativo n. 127/2015.

Si tratta degli stessi soggetti tenuti alla fatturazione elettronica, cioè i titolari di partita IVA residenti o stabiliti in Italia e, dal 2022, vi rientrano anche i forfettari.

Sia le grandi aziende che i piccoli negozi o i liberi professionisti rientrano quindi nel perimetro dei soggetti obbligati.

L’esterometro riguarda i dati delle operazioni da e verso soggetti esteri.

In pratica, se hai una partita IVA e fai affari con aziende o professionisti di altri Paesi, sei tenuto a inviare all’Agenzia delle Entrate le informazioni relative sia alle vendite che agli acquisti.

L’esterometro, dal 1° luglio 2022, ha accolto anche le operazioni verso i consumatori finali (e quindi anche soggetti diversi da aziende e professionisti).

Se quindi hai venduto un bene a una persona che non risiede in Italia, dovrai comunicarne i relativi dati all’Agenzia delle Entrate.

Esclusioni dall’obbligo dell’esterometro

Attenzione: ci sono alcuni casi in cui l’invio delle operazioni estere non è obbligatorio.

Si tratta nello specifico delle operazioni:

• di cessioni di beni e prestazioni di servizi documentate mediante bolletta doganale;
• per le quali è stata emessa o ricevuta fattura elettronica;
• relative ad acquisti di beni e servizi di importo non superiore a 5.000 euro per singola operazione, non rilevanti in Italia ai fini IVA (cioè transazioni commerciali per le quali non si applica l’IVA nel territorio italiano).

Leggi anche la guida ai Registri IVA

Invio dell’esterometro: tempi e scadenze da rispettare

Dal 1° luglio 2022 e quindi anche nel 2025, i dati delle operazioni estere devono essere inviati all’Agenzia delle Entrate tramite il Sistema di Interscambio.

Dovrai quindi usare il formato della fattura elettronica, con termini differenziati per le operazioni attive (vendite) e passive (acquisti):

• nel primo caso la trasmissione è effettuata entro i termini di invio delle fatture o dei documenti che ne certificano i corrispettivi;
• nel secondo la trasmissione è effettuata entro il quindicesimo giorno del mese successivo a quello del ricevimento del documento comprovante l’operazione o di effettuazione dell’operazione.

Per le vendite effettuate nei confronti di soggetti esteri, dovrai quindi comunicare l’operazione entro lo stesso termine in cui sei tenuto ad emettere fattura, solitamente quindi entro i 12 giorni dalla data di effettuazione della vendita o della prestazione.

Se usi la fatturazione differita, devi comunicare l’operazione entro il 15 del mese successivo a quello in cui hai effettuato l’operazione.

In caso di acquisti da soggetti esteri, dovrai invece comunicare l’operazione entro il 15 del mese successivo a quello in cui hai ricevuto il documento (fattura, ecc.) che prova l’operazione, oppure entro il 15 del mese successivo a quello in cui l’operazione è stata effettuata (se non ricevi il documento in tempo).

Leggi anche l’approfondimento sui termini d’invio della fattura elettronica.

Come si inviano i dati delle operazioni estere

Per comunicare le operazioni con l’estero, bisogna utilizzare lo stesso sistema e lo stesso formato delle fatture elettroniche.

Il Sistema di Interscambio (SdI) è il canale al quale bisognerà inviare i dati delle fatture estere, in formato XML. Potrai scegliere di utilizzare i servizi gratuiti messi a disposizione dall’Agenzia delle Entrate o software dedicati alla fatturazione elettronica.

Un aspetto importante da considerare riguarda i contenuti della fattura elettronica estera, che come chiarito dall’Agenzia delle Entrate nella circolare n. 26/E/2022 dovrà mantenere coerenza rispetto ai dati della fattura analogica o dell’altro documento che certifica l’operazione.

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Le sanzioni in caso di ritardo o errori nell’esterometro

In caso di omesso, errato o tardivo invio, la sanzione prevista è pari a 2 euro per ciascuna fattura, entro il limite di 400 euro mensili.

La sanzione è ridotta alla metà, entro il limite massimo di euro 200 per ciascun mese, se l’invio è effettuato con un ritardo minimo: chi si mette in regola entro i quindici giorni successivi alla scadenza accede ad uno sconto automatico dell’importo dovuto.

La stessa regola si applica se, nel medesimo termine, è effettuata la trasmissione corretta di dati inviati con errori.