Emissione e incasso delle rate condominiali: procedure e strumenti

L’art. 1123 del codice civile stabilisce che “le spese necessarie per la conservazione e per il godimento delle parti comuni dell’edificio (…) sono sostenute dai condomini in misura proporzionale al valore della proprietà di ciascuno, salvo diversa convenzione“.

Inoltre, secondo quanto previsto dagli artt. 1129 e 1130 c.c., l’amministratore ha il compito di riscuotere le somme versate dai condomini e di depositarle in un conto corrente dedicato, garantendo così la tracciabilità dei movimenti finanziari.

Sempre l’amministratore deve presentare all’assemblea condominiale un bilancio preventivo e un piano rateale che specifichi la frequenza dei pagamenti.

In questo articolo analizzeremo nel dettaglio il processo di emissione e incasso delle rate condominiali. Partiremo dalla definizione del piano rateale, per esaminare poi i metodi con cui i condomini posso eseguire il pagamento delle rate, fino alla registrazione degli incassi.

Spese condominiali: cosa s’intende

Prima di addentrarci nella definizione del piano rateale, iniziamo da un concetto di base, ossia quello di spese condominiali.

Tale termine è stato spesso impiegato dal legislatore in modi differenti, per riferirsi a seconda delle occasioni alle spese destinate alla conservazione, al godimento, alla riparazione o alla manutenzione delle parti comuni.

Tuttavia, in modo generale, possiamo riferirci a tutte quelle spese riguardanti le parti comuni di un edificio condominiale, considerando i criteri di utilità comune e interesse nella gestione condominiale.

Le spese condominiali vengono ripartite tra i condòmini seguendo diversi criteri.

Scopri di più nell’approfondimento sulla ripartizione delle spese condominiali.

La definizione del prospetto rate condominiale

Il software per la gestione del condominio online più utilizzato dagli amministratori professionisti italiani.

PROVALO GRATIS ORA

Entriamo nel dettaglio della questione. Le spese condominiali ordinarie vengono di norma fronteggiate tra i condomini in base ai millesimi di proprietà, attraverso il pagamento di una quota fissa con cadenza periodica.

La frequenza dei versamenti, che può essere mensile, trimestrale, semestrale o annuale, viene determinata dal regolamento condominiale o, in sua assenza, da una delibera approvata a maggioranza dai condòmini.

Spetta quindi all’amministratore predisporre il prospetto (piano) delle rate condominiali. Grazie all’utilizzo di specifici software di gestione condominio, questa operazione può essere svolta in modo rapido e automatizzato.

Per rendere di più semplice comprensione il prospetto rateale agli occhi del condòmino, è consigliabile includere nel documento la data di scadenza di ogni pagamento.

Stabilire scadenze precise non solo facilita i condomini, ma consente anche all’amministratore di operare con maggiore trasparenza.

In caso di mancato pagamento delle rate, infatti, l’amministratore ha la facoltà di richiedere un decreto ingiuntivo immediatamente esecutivo, senza necessità di ulteriori autorizzazioni da parte dell’assemblea.

Con Domustudio l’amministratore crea il piano rateale in modo semplice, tramite procedura guidata.
Il software, inoltre, offre la possibilità di produrre un’ampia varietà di stampe e prospetti, anche riferiti alle rate condominiali.
Scopri tutte le stampe producibili con Domustudio.

Pagamento delle rate condominiali: i metodi

Le modalità di pagamento delle rate condominiali non sono regolate da una normativa specifica, lasciando al condominio la libertà di scegliere lo strumento più idoneo tra quelli previsti dagli accordi presi in assemblea o indicati nel regolamento condominiale.

Vediamo quali sono i possibili metodi di pagamento, con i loro pro e contro.

Contanti

Il contante è un metodo per pagare le rate condominiali molto utilizzato, soprattutto in passato.

Tuttavia, tale modalità presenta diverse limitazioni:

• la soglia fissata per legge: attualmente i pagamenti in contanti sono possibili sono fino a un limite di 5.000 euro;
• le difficoltà di rendicontazione da parte dell’amministratore;
• i rischi legati alla gestione del denaro contate.

Assegni bancari o circolari

Altro metodo di pagamento molto frequente in passato riguarda l’utilizzo di assegni bancari o circolari, consegnati direttamente all’amministratore, il quale provvedeva poi a depositarli sul conto corrente condominiale.

Anche gli assegni, però, presentano le medesime problematiche di rendicontazione e gestione dei contanti.

Bollettini postali e bancari

Le difficoltà nella gestione di contanti e assegni hanno spinto condomini e amministratori a preferire soluzioni più sicure e pratiche, come i bollettini di pagamento.

Questi possono essere saldati presso banche, Poste o altri fornitori di servizi di pagamento, anche online.

Una volta determinata l’importo dovuto da ciascun condomino, l’amministratore può emettere bollettini MAV, MAV elettronici, postali o bancari.

I bollettini possono essere personalizzati con informazioni relative all’unità immobiliare, all’intestatario, all’importo dovuto, alla scadenza e alla rata di riferimento, garantendo chiarezza e tracciabilità.

Anche l’utilizzo dei bollettini non è esente da svantaggi. Infatti:

• Per procedere al pagamento, il condòmino deve recarsi presso gli sportelli bancari o postali. Gli istituti possono offrire la possibilità di pagare i MAV online, tramite accesso ad appositi portali; tuttavia, la fruizione di tali servizi può risultare difficile se non si è avvezzi alla tecnologia.
• Vi è il rischio che il condòmino dimentichi la scadenza della rata, non eseguendo il versamento nelle tempistiche richieste.

Bollettini con bottone/QR Code per il pagamento

La tecnologia è evoluta e, con essa, si sono affermati nuovi metodi di pagamento, che si caratterizzano per la sicurezza garantita e la facilità di utilizzo.

Ad esempio, grazie all’integrazione tra Domustudio e TeamSystem Pay, piattaforma dei servizi di incasso e pagamento digitali erogati da TeamSystem Payments, è possibile inserire nei bollettini un apposito bottone e/o un QR Code per il pagamento.

Il condòmino clicca sul bottone (o scansiona il QR Code) e procede al pagamento in modo semplice e comodo, tramite addebito diretto sul suo C/C (SDD), senza accedere all’Home-Banking.

Inoltre, grazie alla possibilità di attivare l’addebito automatico delle rate in conto corrente tramite SDD, viene ridotto il rischio di rate non pagate o versate in ritardo.

Affermare un nuovo metodo di pagamento, soprattutto se innovativo, può intimorire il condòmino. Tuttavia, dopo le dovute spiegazioni operative e, soprattutto, dei vantaggi che questo porta, le barriere iniziali si ridurranno gradualmente.

Semplifica il pagamento delle rate da parte dei tuoi condòmini.
Scopri tutto sull’integrazione tra Domustudio e TS Pay.

Di seguito una tabella riassuntiva con le varie modalità di pagamento delle rate condominiali.

 

Metodi di pagamento	Vantaggi e Svantaggi
Contanti	Vantaggi: largo impiego. Svantaggi: limite per il pagamento in contanti imposto dalla legge; problemi di gestione e rendicontazione.
Assegni circolari e bancari	Vantaggi: assegni consegnati direttamente all’amministratore. Svantaggi: difficoltà di gestione e rendicontazione
Bollettini personalizzati	Vantaggi: pagamento tracciabile, personalizzazione dei bollettini. Svantaggi: pagamento non sempre agevole.
Bollettini con bottone/QR Code (Domustudio e TS Pay)	Vantaggi: i condòmini pagano in modo semplice, l’addebito ricorrente riduce le possibilità di pagamenti in ritardo. Svantaggi: iniziale scetticismo dei condòmini, facilmente superabile.

 

Riscossione delle quote e registrazione dell’incasso

Dopo aver notificato le rate, l’amministratore deve ricevere il loro pagamento da parte dei condòmini e registrare gli incassi, collegando ogni versamento alle rate corrispondenti.

Annotando con precisione le date di ogni pagamento, il nominativo del condomino che ha effettuato il versamento e l’importo relativo, è possibile tracciare in dettaglio in che modo ciascun condòmino ha contribuito alle spese.

Questi dati permettono inoltre di calcolare i conguagli di fine gestione, che saranno poi inclusi nel piano rate dell’esercizio successivo.

L’impiego di un software gestionale di condominio semplifica la registrazione degli incassi, consentendo di monitorare le rate saldate e quelle ancora in sospeso.

Domustudio, in particolar modo, offre i seguenti vantaggi:

• Grazie all’utilizzo in Cloud, consente all’amministratore di mantenere il controllo alla situazione rateale da qualsiasi luogo (anche fuori dallo studio di amministrazione) e da ogni dispositivo (PC e App per smartphone e cloud).
• Tramite l’integrazione con TS Pay, permette la riconciliazione dei pagamenti in modo rapido grazie all’import diretto dell’estratto conto dal conto corrente dei condomìni.

Riconcilia in modo semplice i pagamenti delle rate all’interno di Domustudio.
Scopri l‘integrazione tra Domustudio e TS Pay.

Cosa succede in caso di rate condominiali non pagate

In caso di ritardo nel pagamento delle rate condominiali, se il regolamento condominiale non prevede specifiche disposizioni, non sono applicabili indennità di mora.

In presenza di mancati pagamenti, l’amministratore ha la facoltà di intraprendere azioni legali contro il condomino moroso.

Inoltre, qualora il saldo delle spese condominiali non venga effettuato entro sei mesi dall’approvazione del consuntivo, il condomino potrebbe essere escluso dall’accesso ai servizi comuni.