LIVE! – I fondi in condominio: dall’accontamento all’utilizzo

Conoscere la definizione esatta di fondi contabili e sapersi occupare in modo puntuale della loro gestione è fondamentale per l’amministratore condominiale.

L’utilizzo dei fondi, infatti, non può essere approssimativo, ma deve seguire precise regole contabili, per non ritrovarsi con situazioni squilibrate o palesemente errate nella gestione della contabilità condominiale.

La nuova LIVE! di Domustudio approfondisce l’argomento, illustrando tutte le fasi di gestione di un fondo, dalla creazione al suo impiego, analizzando le varie casistiche.

Di seguito il video integrale della LIVE!

Entriamo ora dettaglio, esaminando le definizioni, le fasi di gestione di un fondo e i casi concreti emersi nella LIVE!.

La definizione contabile di fondo

La LIVE! comincia fornendo una definizione precisa e completa del termine “fondo”.

I fondi consistono in somme di denaro “immobilizzate” per utilizzi futuri, più o meno prevedibili.

In generale, si utilizzano i fondi per i seguenti scopi:

• affrontare future spese impreviste o lavori di grossa entità,
• accantonare il trattamento di fine rapporto dei dipendenti dello stabile (ad esempio, del portiere),
• gestire entrate di tipo extra condominiale: ad esempio, l’indennizzo per l’installazione di antenne di operatori telefonici sul palazzo, oppure rimborsi assicurativi.

È necessario distinguere il concetto di “fondo” da quello di “risorsa”.

Il fondo, infatti, è un sottoinsieme, un “di cui” di una risorsa a cui esso viene collegato: ogni fondo deve quindi essere associato a una risorsa.

Inoltre, tutti i fondi contenuti in una risorsa contribuiscono a costituire la disponibilità di quest’ultima.

Il “fondo” è un principio contabile associato al “condominio” nel suo complesso e non riferibile al singolo esercizio, né collegato a specifici soggetti.

Non sono perciò consentite movimentazioni sul singolo soggetto, ma queste devono sempre avvenire (sia in aumento che in decremento) per tutti i partecipanti al fondo.

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Come creare un fondo e conseguire l’accantonamento in Domustudio

Dopo aver chiarito il concetto di fondo e di risorsa, la LIVE! entra nell’operatività.

Viene mostrato come creare un fondo all’interno di Domustudio:

• entrare nella sezione Condomìni > linguetta Risorse e Fondi > griglia Fondi e premere il tasto “Nuovo”,
• indicare una denominazione del fondo, una risorsa a cui fa riferimento e il saldo di partenza.

Inoltre, viene spiegato come registrare l’accantonamento di fondi nel gestionale di condominio, sia per spese future o impreviste, sia derivanti da entrate extra condominiali.

La procedura può essere riassunta nei seguenti punti:

• accedere alla sezione Movimenti/Operazione su fondi e premere il pulsante “Nuovo” selezionando poi “Accantonamento”.
• scegliere il conto ed eventualmente il sottoconto al quale associare l’accantonamento,
• specificare il fondo su cui si effettua l’accantonamento
• Indicare l’importo.

È bene inoltre ricordare che l’accantonamento in un fondo è considerato come se fosse una spesa per il condominio e non un versamento da parte dei condòmini.

Utilizzo diretto del fondo

Nel corso del tempo, si può rendere necessario l’utilizzo del fondo.

Se la spesa applica lo stesso criterio di ripartizione con cui è stato accantonato il fondo, si ha un utilizzo di tipo diretto. Viene impiegato come “risorsa” all’interno di un movimento di gestione.

Per presentare il caso, si fa riferimento all’esempio dell’utilizzo di diretto di un fondo per sostenere le spese del rifacimento di una copertura, con emissione della prima fattura all’impresa che esegue il lavoro.

Gli effetti a consuntivo sono tre:

1. si riduce il fondo accantonato, poiché lo si utilizza per pagare il fornitore;
2. si registra un’uscita dalla risorsa collegata
3. Viene accreditata a consuntivo la quota utilizzata per controbilanciare contabilmente l’addebito della spesa. Viene quindi eseguita automaticamente da Domustudio una registrazione contabile di segno opposto e di pari importo (Utilizzo fondi) che verrà mostrata esclusivamente nei bilanci e che serve a controbilanciare contabilmente una spesa che in realtà è già stata ripartita con i precedenti accantonamenti fatti.

Scopri anche principi e criteri della ripartizione delle spese condominiali.

Smobilizzo del fondo

Se il fondo viene utilizzato per una spesa che applica un diverso criterio di ripartizione rispetto quello utilizzato per l’accantonamento del fondo, si avrà uno smobilizzo.

Nella LIVE si fa riferimento all’esempio di utilizzo di una parte del fondo per pagare le spese impreviste per la manutenzione della scala.

Si renderà necessaria la creazione di un conto/sottoconto specifico e il movimento deve essere registrato in “Operazione su fondi”.

Anche con il passaggio dello smobilizzo si avrà una riduzione del fondo accantonato, una reale uscita della risorsa e un accredito delle quote del fondo a consuntivo.

Utilizzo di un fondo per pagare spese fiscalmente detraibili

Le spese fiscalmente detraibili possono essere “pagate” utilizzando un fondo di riserva precedentemente costituito, quindi anche se in altri esercizi o anni.

Tali spese si considerano e interamente coperte, come se ci fossero stati versamenti da parte dei condòmini, che si presume siano avvenuti in fase di costituzione del fondo.

Di conseguenza, la procedura di calcolo dell’agevolazione fiscale, considera l’utilizzo o smobilizzo del fondo alla pari dei versamenti rateali, consentendo ai condòmini di beneficiare della detrazione.

La LIVE! mostra nel dettaglio come gestire l’utilizzo di un fondo per pagare spese fiscalmente detraibili.

La corretta gestione dei fondi è una competenza imprescindibile per ogni amministratore condominiale. Dalla loro creazione all’utilizzo, passando per accantonamenti, smobilizzi e casi particolari come le spese detraibili, ogni operazione deve essere effettuata seguendo criteri contabili precisi.

La LIVE! di Domustudio rappresenta un valido supporto pratico per approfondire tutte le fasi di questo processo utilizzando le funzionalità del software.