Fatture elettroniche PA: accorgimenti da adottare nella codifica del cliente PA e nella compilazione e invio della fattura

Tutte le fatture che gli operatori economici residenti o stabiliti in Italia emettono nei confronti di pubbliche amministrazioni italiane devono essere in formato elettronico.

Spesso ci viene richiesto se Easyfatt gestisce le fatture elettroniche verso la Pubblica Amministrazione (PA). In particolare, alcuni quesiti frequenti che il nostro servizio di assistenza riceve sono:

• come posso applicare la firma digitale prima di inviare la fattura al mio cliente PA?
• la PA mi ha chiesto di inserire il CIG in fattura: dove va compilato?
• come posso inserire nella fattura lo Split payment (o Scissione dei pagamenti)?

Tutte le fatture elettroniche inviate con Easyfatt vengono firmate digitalmente da TS Digital (il servizio di fatturazione elettronica collegato al programma), pertanto sono perfettamente compatibili con i requisiti della Pubblica Amministrazione (comuni, ospedali, enti, ministeri, etc.).

Rispetto alle fatture elettroniche emesse nei confronti di aziende (B2B) o consumatori (B2C) vanno considerate alcune importanti differenze.

Creare l’anagrafica del cliente PA

All’interno dell’anagrafica del cliente PA va inserito il Codice Univoco Ufficio (di 6 caratteri) nel campo ‘Fattura elettronica’ > ‘Recapito’. Alcune PA chiedono di compilare anche il successivo campo Riferimento amministrativo, diversamente il campo andrà lasciato vuoto.

Se l’ente dispone di più Codici Ufficio, si dovranno aggiungere nuovi indirizzi nell’anagrafica cliente e per ciascun indirizzo specificare il corrispondente Codice Univoco Ufficio.

Se il cliente è soggetto a Split payment (o Scissione dei pagamenti) suggeriamo di agire alla linguetta ‘Rapporti commerciali’ > nel campo ‘Aliquota Iva’ per associare il codice iva corretto, ad esempio ‘22sp’, ‘10sp’, ‘4sp’, etc., che verrà automaticamente proposto in fase di creazione di un nuovo documento per il cliente.

Approfondiremo in seguito cos’è lo Split Payment.

Compilazione della fattura

Dati obbligatori e come specificare CIG e CUP

Alla linguetta ‘Fattura elettronica’ (in alto) della fattura è obbligatorio specificare il documento che precede la fattura che si sta emettendo, selezionando una delle voci disponibili nel menù a tendina del campo ‘Doc. emesso in seguito a’:

• Ordine d’acquisto,
• Contratto,
• Convenzione,
• Ricezione.

Se richiesto dal cliente PA, negli apposti campi inserire CIG, CUP e il codice Commessa/Convenzione.

In assenza di un documento che precede la fattura (ad es: ordine, contratto…ecc…):

• • nel campo ‘Doc. emesso in seguito a’ selezionare ‘Ordine d’acquisto’;
  • nel campo ‘N. scrivere (testualmente): NO ORDINE;
  • nel campo ‘Del’ indicare come data il primo giorno dell’anno. 

NB: Manualmente, è possibile indicare fino a un massimo di tre documenti che precedono la fattura.

Se la fattura è preceduta da uno o più Ordini clienti, e ciascun ordine viene compilato in Easyfatt, alla linguetta ‘Fattura elettr.’ dell’ordine stesso specificare i riferimenti da riportare in Fattura compilando opportunamente il campo “Riporta in fattura come”: includendo gli ordini in fattura, i riferimenti di ciascun ordine saranno automaticamente riportati nella linguetta ‘Fattura elettronica’ (anche nel caso in cui gli ordini siano più di tre).

Analogamente, se la fattura è preceduta da uno o più DDT compilati in Easyfatt, includendo i Doc. di trasporto in fattura, alla linguetta ‘Fattura elettronica’, saranno automaticamente riportati i loro riferimenti.

Split Payment (o Scissione Pagamenti)

Per le fatture emesse alla maggior parte degli uffici PA è necessario applicare lo “split payment“, anche detto “scissione dei pagamenti”: il versamento dell’Iva (seppur indicata in fattura) è a carico del cessionario/committente, pertanto al fornitore che ha emesso la fattura è dovuto un importo al netto dell’Iva.

Per applicare lo split payment è necessario indicare nelle righe del documento un codice Iva appartenente alla natura “split payment”. Easyfatt propone già dei codici adatti, ad esempio:

• 22sp > Iva 22% in split payment
• 4sp > Iva 4% in split payment
• 10sp > Iva 10% in split payment

ma è possibile crearne di nuovi accedendo alla sezione Strumenti > Tabelle > Aliquote Iva.

Quando si utilizza lo Split Payment, nella fattura elettronica il campo “Esigibilità Iva” sarà valorizzato con “S”.

Fattura a Cliente PA con più Codici Ufficio: come specificare quello corretto

Se l’ente dispone di più Codici Ufficio, durante la compilazione della fattura > alla linguetta ‘Indirizzi’, utilizzare il pulsante ‘Cambia destinazione’ per inserire l’indirizzo corretto (registrato in precedenza all’interno dell’anagrafica cliente come ‘Indirizzo aggiuntivo’): nell’invio elettronico della fattura verrà quindi considerato il Codice Ufficio associato a tale indirizzo.

Inviare la fattura elettronica alla PA con Easyfatt

Terminata la compilazione della fattura, per procedere all’invio elettronico, come di consueto, cliccare sul pulsante ‘Fattura elettr.’ > ‘Invia’: la fattura verrà automaticamente inviata con il formato di trasmissione FPA12 previsto per le fatture verso gli enti PA.

Seguire il flusso di invio della fattura PA fino all’accettazione

Dopo aver superato i controlli del SDI, la fattura elettronica viene recapitata all’ente, e di conseguenza potrà assumere i seguenti stati di invio.

Cosa fare in caso di fatture rifiutate dalla PA

Per le fatture indirizzate alla PA, l’ufficio PA destinatario della fattura potrebbe rifiutare un documento già accettato dallo SDI per vari motivi, ad esempio in presenza di errori nei codici CIG (Codice identificativo di gara) o CUP (Codice unico di Progetto).

In questo caso la fattura viene comunque considerata “EMESSA” (vedere il principio di diritto n. 17 dell’AdE del 30/10/2020), pertanto andrebbe emessa una nota di credito a storno totale (che verrà anch’essa rifiutata) per poi emettere una nuova fattura corretta.

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*Nota: prima del “chiarimento” dell’AdE era prassi riemettere la fattura corretta, mantenendo lo stesso numero e data documento mentre al momento non è chiaro se questo approccio possa essere ancora usato (evitando quindi di emettere una nota di credito). Suggeriamo, quindi, un confronto in merito con il proprio commercialista.